Gagnez +7h par onboarding

L’onboarding d’un collaborateur est une étape cruciale pour votre nouvelle recrue. L’onboarding RH paraît dorénavant évident. Qu’en est-il de l’onboarding IT ? C’est une étape qui demande du temps et beaucoup de travail aux équipes RH, Admin, Office Management ou encore Tech. Rationaliser votre process d’onboarding IT simplifie le travail de vos équipes.

Cet article vous rappelle à quel point le process d’onboarding IT est important et vous guide pour offrir une meilleure expérience à la fois aux responsables RH et à vos nouveaux collaborateurs.

Qu’est-ce que l’onboarding IT ?

L’onboarding IT fait partie intégrante du recrutement. C’est tout simplement le processus qui permet à votre nouvel arrivant d’avoir tout le matériel nécessaire pour pouvoir travailler et se sentir bien accueilli, et cela, dès le premier jour.
Rien de pire que d’entendre à son arrivée “désolé, ton ordi sera préparé demain. En attendant, voilà quelques documents sur l’entreprise pour t’occuper.” Une impression de déjà-vu ? Sachez que l’expérience est vécue de manière très négative par vos nouveaux collaborateurs.
Rationaliser son process d’onboarding IT devient crucial surtout quand vous êtes en pleine croissance et que vous embauchez massivement. Votre équipe peut très certainement gérer pour une ou 2 nouvelles recrues à la fois. Mais, pour 10 voire davantage ? Comment faire ?
Ajouter un peu de tech et d’automatisation au process d’onboarding peut alors être une bonne chose pour soulager vos équipes. Cela vous permet d'assurer un accueil efficace et rentable des employés grâce à des flux de travail organisationnels clairs et à un accès centralisé à toutes les informations.

🎯 Les bénéfices d’un onboarding IT réussi :

● Faire bonne impression auprès de vos nouveaux collaborateurs.● Augmenter la rétention des collaborateurs.● Accroître l’engagement et la motivation de vos collaborateurs.● Être recommandé par vos propres collaborateurs.
C'est aussi une excellente manière de retenir ses talents !
Donc si vous êtes à la recherche d'une solution d'onboarding IT, gardez un œil sur les fonctionnalités qui vous faciliteront la tâche. Chez Everping, nous proposons une solution d'onboarding facile à utiliser.

La checklist d’un onboarding IT réussi

1. Matériel et ordinateur

✅ Créer une liste du matériel nécessaire.
✅ Définir l’ordinateur pertinent en fonction du profil des nouveaux collaborateurs.
Vous devez vous demander de quelles caractéristiques l’ordinateur doit être doté :
● type de processeur● RAM● système d’exploitation● taille d’écran● modèle
Votre futur développeur n’a pas les mêmes besoins que votre future recrue en comptabilité, par exemple.
Si vous n'avez pas encore de liste de matériel en fonction de vos équipes, Everping peut vous aider à la constituer, prenez RDV ici.
✅ Acheter, réattribuer ou louer l’ordinateur choisi.
Ensuite, vous avez plusieurs choix pour équiper votre collaborateur :
- Attribuer un ordinateur déjà disponible si vous avez le bon modèle. Pensez à vous assurer de sa performance, de bien le réinitialiser et réinstaller macOS ou Windows pour maximiser ses performances
- Acheter du nouveau matériel.
Ici, la checklist de l’offboarding IT

2. Configurer l'ordinateur

✅ Installer un outil de gestion de parc (MDM).
Le MDM vous permet de gagner du temps car il déploie de manière automatisée un certain nombre de tâches chronophages :
Le déploiement d’une politique de sécurité (chiffrement du disque dur, rotation des mots de passe, verrouillage automatique du poste, mise en place d’un firewall, …)L’installation des logiciels SaaS
Pour en savoir plus sur les MDM
✅ Vérifier que la politique de sécurité est appliquée grâce à l’installation du MDM.
✅ Centraliser toutes les informations dans un inventaire automatisé et sécurisé.
Récapitulez les données de l’ordinateur et logiciels utilisés, ainsi que les informations de connexion dans un inventaire. Rendez-vous au chapitre “Inventaire & Visibilité” pour mieux comprendre de quoi il s’agit.
✅ Vérifier que tout fonctionne comme prévu.
Vérifiez les accès, la disponibilité de l’information ou encore la fonctionnalité de l’appareil.

3. Gestion des accès

✅ Constituer la liste de tous vos logiciels si vous ne l'avez pas encore.

✅ Définir en amont un responsable pour chaque logiciel.

Cette bonne pratique vous permet de centraliser et valider les demandes d’accès. Vous maîtrisez votre gestion des logiciels et vous évitez que la sécurité de votre parc informatique ne soit mise à mal.

✅ Créer un compte Google Workspace et/ou Office 365.

✅ Créer l’adresse email.

✅ Créer des identifiants de connexion dans les différents logiciels SaaS.

Grâce à l’adresse email précédemment créée, vous pouvez créer des comptes dans les logiciels SaaS que vous utilisez.

✅ Déterminer les niveaux d'accès aux fichiers et aux données sensibles, et les configurer en conséquence.
En fonction de vos outils de messagerie et fonctionnement :

✅ Ajouter le nouveau collaborateur dans les groupes d’envoi d’email.

✅ Ajouter le nouveau collaborateur dans les canaux Slack.

✅ Ajouter le nouveau collaborateur dans les groupes Slack.

✅ Ajouter le nouveau collaborateur dans les groupes Teams.

✅ Ajouter le nouveau collaborateur dans une équipe sur Notion.

✅ Prévenir les responsables définis pour la création de nouveaux accès.

✅ Vérifier que les accès fonctionnent.
Pensez à mener ces 3 précédentes étapes plusieurs semaines en avance.

4. Accueillir le nouveau collaborateur

✅ Envoyer les identifiants de première connexion
Envoyez-lui un mail de bienvenue avec ses informations de première connexion, le jour de son arrivée, au plus tard.
✅ Lui expliquer le fonctionnement de l’ordinateur et des outils numériques.
✅ Le former à la politique de sécurité de l’entreprise
Les cyberattaques sont souvent dues à une négligence humaine. Sensibilisez-le et transmettez-lui les bonnes pratiques.
Voici quelques exemples :
● Donnez-lui les bonnes pratiques en matière d’enregistrement de mots de passe. Nous vous conseillons de passer par un gestionnaire de mot de passe.● Informez-le sur les pratiques de phishing et indiquez-lui de ne jamais transmettre ses coordonnées s’il ne connaît pas l’expéditeur.● Définissez des règles de partage de documents avec des personnes extérieures à l’entreprise.
Je télécharge la checklist : Les bonnes pratiques de l'onboarding

Gagnez +7h par onboarding en simplifiant et en automatisant le process d’onboarding

Toutes les étapes liées à l’onboarding précédemment citées peuvent être confiées à nos experts IT. C'est ce que propose la plateforme Everping. En quelques clics, toutes les tâches les plus pénibles et souvent négligées de l'onboarding sont gérées.
Vous pouvez lancer le processus d'onboarding par le biais de formulaires qui assurent la cohérence de toutes les demandes. Les paramètres sont personnalisés en fonction des besoins uniques de votre organisation, il vous suffit de sélectionner le profil d'employé approprié et nous nous occupons du reste.

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● Achat et réassignation d’ordinateur

● Création des accès (email, Google Workspace, Office365, ajout dans les groupes, canaux etc.)

● Envoi d’un email de bienvenue automatisé

● Configuration de l’ordinateur

● Notifier vos responsables internes
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Avec Everping, gérez vos onboardings en moins de 5 minutes !
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