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Comment Everping a soulagé l’Office Manager de YESCAPA

30 Mai 2023

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Everping a pris le relais de Julie Palacios, Office Manager de Yescapa, sur la gestion du parc informatique, l’inventaire, le support et la gestion des onboarding et offboarding. La startup bordelaise, spécialiste du voyage en van aménagé, en a également profité pour structurer et sécuriser son parc informatique. Découvrez, à travers ce format interview, pourquoi Julie recommande Everping à tous les Office Managers.

Bonjour, peux-tu te présenter ?

Bonjour, je suis Julie Palacios, Office Manager depuis plus d’un an chez Yescapa. Je suis principalement responsable de la bonne gestion du bureau, de la qualité de vie au travail des 117 collaborateurs de Yescapa et de la culture d’entreprise. Je m’occupe également de gérer le parc informatique.

Pourquoi as-tu fait appel à un infogérant ? Quels étaient les problèmes que vous souhaitiez résoudre ?

J’étais en quête d’une solution pour me soulager sur la gestion du parc informatique car je n’avais aucune compétence en informatique et surtout peu de temps à y accorder.
Plus précisément, j’avais à cœur de répondre aux problèmes informatiques de mes collaborateurs. Je voulais également une solution qui fluidifie les onboarding des nouveaux collaborateurs. Enfin, j’avais véritablement besoin d’automatiser mon inventaire.
Chaque process lié à l’IT était devenu fastidieux par manque de compétences et de temps. J’avais cruellement besoin d’aide.
Vous avez les mêmes problématiques ? N'hésitez pas à contacter notre équipe.

Pourquoi as-tu choisi Everping ?

Suite à une sollicitation sur LinkedIn, Everping est arrivé au bon moment !

En plus d’un excellent sens du timing, Everping propose une solution ultra-complète qui ciblait nos principaux pains :
● Avoir une solution d’inventaire modernisée● Sécuriser le parc informatique● Fluidifier les onboarding et offboarding● Proposer un support IT rapide et efficace aux collaborateurs de Yescapa
Et le point bonus, c’est la proximité. Everping est une entreprise bordelaise comme nous et c’est toujours plaisant de pouvoir collaborer avec des partenaires de la région.

Qu’apprécies-tu chez Everping ? 

Ce que j’apprécie chez Everping, c’est sa dimension humaine. L’équipe est à l’écoute. En plus, vous êtes super rapides, efficaces et adaptables. J’ai en tête le fameux Slack envoyé un lundi matin pour pouvoir récupérer des PC configurés à 9h. Vous êtes toujours prêts à aider !

Ce qui est aussi agréable, c’est le mode de communication par Slack. C’est super pratique !

Que penses-tu du pilotage du parc ?

Que ce soit du côté de la gestion de projet ou de la plateforme, cette fonctionnalité de gestion de parc est très efficace.

D’un côté, Everping nous a permis de restructurer notre gestion de parc en faisant le matching entre les collaborateurs et les ordinateurs pour avoir un inventaire parfaitement clean.

De l’autre côté, la plateforme est très pratique car elle permet d’avoir une vue sur l’ensemble du parc informatique en un clin d'œil et de manière automatisée. Je n’ai plus rien à faire. Alors qu’avant, faire l’inventaire était une tâche fastidieuse. Mon Excel comportait beaucoup de lignes. C’était difficile à utiliser.
Cela m’aide, également, à réattribuer les ordinateurs aux bonnes personnes ou à switcher des ordinateurs si besoin en un seul clic.

Enfin, je l’utilise comme un outil d’aide à la décision pour déclencher de futurs achats de PC.

A ce propos, je trouve que c’est super cool et pratique de pouvoir passer commande directement depuis la plateforme Everping.

Le catalogue mis à disposition me facilite la vie car il me permet d’homogénéiser mon parc et surtout de sélectionner des références de PC recommandées par des professionnels et donc adaptées à mes collaborateurs. Et 1 semaine plus tard, je reçois les PC commandés configurés. Le process est clair, simple et rapide. Alors que lorsque je commande de mon côté, je ne suis jamais sûre des délais.

Que penses-tu des on et offboarding ?

Avant, chaque manager configurait l’ordinateur de sa future recrue, puis ce fut moi. Cette étape est très chronophage et le process n’était vraiment pas pratique. J’ai dû perdre 5h à chaque onboarding entre le paramétrage et la gestion des bugs…
Dorénavant, j’indique juste à Everping qu’un nouvel ordinateur doit être configuré. Si besoin, je le commande directement depuis la plateforme. Je ne m’éparpille plus. Je n'ai plus de besoin de savoir de quel ordinateur a besoin mon collaborateur. C’est super fluide.
C’est également aussi le cas côté offboarding.

Que penses-tu de la sécurisation et de la maintenance du parc ? 

Avant l’arrivée d’Everping, nous n’avions pas sécurisé notre parc informatique. Chaque collaborateur devait mettre à jour son propre ordinateur. Nous voulions relayer des articles de prévention mais la sensibilisation est un travail à long-terme et pas toujours efficace.

Mais, nous savions qu’il était important et urgent de sécuriser notre parc informatique.

Le déploiement de notre politique de sécurité par Everping a été un gain de temps et un grand soulagement.

C’est aussi important pour nous de savoir qu’Everping surveille notre parc informatique et intervient de manière proactive pour nous prémunir d’une attaque.

Et pour moi, je sais que nous avons un service de qualité qui me permet de me dédouaner de ce type de soucis par manque de compétences.

Enfin, la plateforme Everping permet d’avoir une vue sur le niveau de sécurité de chaque ordinateur. Je sais que l’équipe maintenance s’en occupe et je n’ai pas besoin de suivre ces indicateurs au jour le jour. C’est une charge mentale en moins. Tout roule tout seul.

Que penses-tu de l’assistance que l’on apporte à tes collaborateurs ? Quels sont les retours de tes collaborateurs ?

Avant, je dédiais quasi 2h par semaine à la gestion des soucis informatiques de mes collaborateurs. Le problème, c’est que les sollicitations étaient perpétuelles donc je ne pouvais pas rester concentrée sur mes autres missions. Et en parallèle, j’avais le sentiment de ne pas être à la hauteur. Psychologiquement, c’était dur. J’en arrivais même à me dire que je ne servais à rien…
Mais Everping a pris le relais ! Et les retours des collaborateurs de Yescapa sont plus que positifs. Je suis soulagée que mes collaborateurs aient une solution à leurs problèmes.
Faites le point pour savoir si avez besoin, vous aussi, d'un support IT

Si on fait un avant/après, comment l’intervention d’Everping a-t-elle modifié ton quotidien et celui de tes collaborateurs ?

Everping a grandement facilité mon quotidien. J’ai gagné du temps pour d’autres missions tout aussi importantes.
C’est une charge mentale en moins. Je suis véritablement soulagée !

Recommanderais-tu Everping ?

Oui, bien sûr. Je recommande Everping ! Et plus particulièrement, à tous les Office Managers qui n’ont pas de solution informatique.

Un mot de la fin ? :-)

Merci Everping !

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Everping, c’est le partenaire qui vous accompagne de A à Z dans la gestion de votre parc informatique. Avec expertise, réactivité et un service clé en main.
La recette magique ? Une plateforme de gestion, une équipe ultra réactive, une offre modulable et des services complets pour gérer de A à Z ou en partie !

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