Départ d’un collaborateur : les bonnes pratiques IT

Le départ d'un salarié est toujours une étape importante dans une entreprise. En plus d’assurer la passation métier et d’organiser la fin du contrat, votre process IT est également déterminant lors du départ d'un collaborateur. Il permet en effet d'assurer la continuité de l'activité, de couper l’intégralité des accès du collaborateur ainsi que de remettre le matériel en état neuf pour une future utilisation.

Voici en exclusivité l’ensemble des bonnes pratiques d’Everping pour s'occuper de l'ensemble des actions de gestion des ordinateurs et des logiciels lors du départ d'un collaborateur !

1. Matériel & Ordinateur

✅ Créer une liste du matériel utilisé par le collaborateur

Si vous n'avez pas de solution d'inventaire du matériel utilisé par le collaborateur (ordinateur, téléphone, badge, écran etc.) commencez par créer la liste des différents équipements à restituer par le collaborateur

✅ Prévenir le collaborateur de la date de restitution du matériel

✅ S'assurer que le collaborateur ait récupéré l'ensemble des fichiers personnels de son ordinateur

En effet, avant de récupérer l'ordinateur du collaborateur, il est préférable de vous assurer que celui-ci a bien récupéré l'ensemble des documents personnels sur son ordinateur et vous pourrez ainsi bien réinitialiser l'ordinateur par la suite
✅ Demander au collaborateur de mettre l'intégralité des fichiers professionnels sur le Drive de l'entreprise

Même s'il est recommandé de stocker en permanence les fichiers professionnels sur le Drive, il est courant que certains collaborateurs enregistrent toujours en local sur l'ordinateur une partie de leurs dossiers et fichiers. S'assurer que ces potentiels dossiers soient désormais sur le Drive de l'entreprise évitera de perdre de précieux documents lors de la réinitialisation de l'ordinateur

✅ Réinitialiser l'ordinateur

Réinitialiser le PC ou le Mac du collaborateur va permettre de le remettre en état neuf et ainsi supprimer toutes les données stockées sur l'ordinateur. La réinitialisation va donc supprimer tous les documents, dossiers, programmes et logiciels présents sur ce poste.

En supprimant toutes les données et en remettant l'ordinateur à zéro, vous allez ainsi :
- Permettre d'éliminer toute trace de virus et de malwares potentiel pouvant être présent sur le poste. En clair, la réinitialisation va vous assurer d'avoir un ordinateur totalement vierge, ce que ne permet pas de faire une simple suppression de la session du collaborateur

- Assurer la suppression de la donnée personnelle du collaborateur et ainsi être conforme avec le réglement RGPD

- Permettre à l'ordinateur d'avoir les dernières mises à jour et les meilleures performances possibles lors de sa réattribution, et ainsi vous permettre de prolonger la durée de vie du matériel et protéger la planète par la même occasion !

✅ Récupérer le matériel et mettre à jour l'inventaire de votre parc informatique

Indiquer dans votre inventaire que votre ordinateur est désormais bel et bien en stock et disponible pour une future réutilisation. Si vous n'avez pas encore de solution d'inventaire de vos ordinateurs, la plateforme d'Everping pourra vous être utile

2. Logiciel principal (Google Workspace ou Office365)

Choisissez si vous préférez suspendre l'utilisateur, le supprimer ou lui laisser l'intégralité de ses accès à l'application principale de votre entreprise (Google Workspace ou office365)
✅ Si vous souhaitez seulement suspendre l'utilisateur
● Réinitialiser le mot de passe du collaborateur● Désactiver l'Authentification à Deux Facteurs (2FA)● Supprimer le collaborateur des différents groupes● Mettre en place le transfert des emails vers la personne remplaçant le collaborateur● Mettre en place un email de départ Out Of The Office pour signaler que le collaborateur a quitté l'entreprise● Transmettre le mot de passe à la personne censée récupérer l'accès au compte après le départ● Mettre un rappel à J+3 mois ou J+6mois pour supprimer définitivement l'ancien utilisateur
✅ Si vous souhaitez supprimer l'utilisateur directement
● Mettre en place le transfert des emails vers la personne remplaçant le collaborateur● Transférer le contenu du drive personnel vers la personne remplaçant le collaborateur (Google uniquement)● Mettre en place un email de départ Out Of The Office pour signaler que le collaborateur a quitté l'entreprise● Supprimer le compte de l'utilisateur

 3. Les autres logiciels

✅ Créer la liste des accès utilisés par le collaborateur dans les différents logiciels si cette liste n'existe pas
✅ Prévenir le collaborateur de la date de coupure de ses accès
✅ Désactiver les accès dans Slack ou Teams
✅ Désactiver les accès dans l'ensemble des autres logiciels utilisés
💡 Toutes ces étapes peuvent prendre plusieurs heures pour la personne responsable de ces actions, dont ce n'est très souvent pas le métier !
Contactez notre équipe si vous souhaitez découvrir comment Everping peut vous aider à simplifier vos onboardings et vos offboardings, grâce à notre plateforme simple d'utilisation et l'accompagnement de nos experts internes.

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